Configurando uma ferramenta de cobrança  | Dunning

Configurando uma ferramenta de cobrança

Para permitir ao sistema enviar cobranças manualmente, agendadas ou de maneira automática é necessário um cadastro e configuração inicial das mesmas. Definir o meio de comunicação (email, voz gravada - URA, mensagem curta para smartphone - SMS, contato telefônico por um operador de cobrança), o conteúdo da mensagem (alerta, cobrança, campanha, lembrete, etc), custo e restrições quanto a data e hora de envio são fundamentais para o bom funcionamento do sistema e adequação ao perfil do segmento de negócio da empresa, clientes, credores e devedores.

Na barra lateral esquerda, clicar em 'Ferramentas' e logo após abrirá uma tela com os meios de comunicação disponíveis conforme botões no canto superior direito da tela. Para cada um deles é possível criar diversas ferramentas de cobrança personalizadas (email como aviso de vencimento, email para devedores a mais de 30 dias, etc).

São 4 meios de comunicação existentes no sistema que podem ser configurados como ferramentas de cobrança:

  • Email: mensagem de texto com número ilimitado de caracteres personalizada pelo credor, incluindo email do remetente, anexar imagem, link externo, vídeo ou boleto bancário gerado pelo próprio sistema.
  • SMS: mensagem de texto de até 140 caracteres personalizada pelo credor, incluindo nome do remetente e anexar link externo para abertura na internet de boleto bancário gerado pelo sistema.
  • Voz (URA): mensagem de voz gravada (usuário digita livremente o texto e o sistema se encarrega de converter automaticamente o texto em áudio que ficará gravado no sistema) que poderá ser enviada para telefones fixos e celulares cadastrado no sistema.
  • Contato: pessoa responsável por efetuar uma ação de cobrança independente do meio de comunicação utilizado, seja ele próprio do sistema (email, SMS ou URA) ou externo a ele.

Independente do meio de comunicação escolhido, ele possuirá parâmetros básicos como:

  • Nome: identificação da ferramenta de cobrança oriunda do meio de comunicação escolhido (p.e.: email antes do vencimento, email cobrança, SMS para inadimplentes, etc).
  • Descrição: objetivo ou explicação sobre a ferramenta de cobrança oriunda do meio de comunicação escolhido.
  • Dia mínimo e máximo: intervalo de tempo, antes ou depois do vencimento de um título, que o sistema está autorizado a recomendar a determinada ação de cobrança.
  • Autorização para cobrança antes do vencimento (antes/depois do vencimento): autorização para que o sistema recomende a determinada ação de cobrança antes do vencimento.

Parâmetros adicionais podem ser solicitados ao usuário conforme o meio de comunicação escolhido, tais como 'Status da cobrança' (palavra ou frase utilizada para finalizar a execução de uma ação de cobrança) e o conteúdo em si de uma mensagem de texto (seja ela utilizada em email, SMS ou convertida em voz). 'Status de cobrança' e seu detalhamento são parâmetros muito importantes utilizados pelo sistema para adquirir conhecimento das ações executadas pelo operador de cobrança ou usuário. Com esse conhecimento adquirido, o sistema passa a recomendar e generalizar as ações aprendidas e de maior sucesso de maneira automática.

Sem configurar uma ferramenta não é possível o sistema recomendá-la e portanto não executar umas de suas principais tarefas que é sugerir a melhor ação de cobrança para cada pessoa física ou jurídica cadastrada no sistema.